Diese Anleitung beschreibt die verschiedenen Arten von E-Rechnungen und den Prozess des Versands per E-Mail. Bitte beachten Sie die folgenden vier Optionen:
1. Hybrid Zugferd PDF Rechnung
Die Hybrid Zugferd PDF Rechnung kombiniert die Vorteile eines PDF-Dokuments mit strukturierten Daten im ZUGFeRD-Format. Diese Rechnung ist sowohl visuell lesbar für Menschen als auch maschinenlesbar für die automatisierte Verarbeitung. Sie eignet sich ideal für Unternehmen, die eine einfache Handhabung von Rechnungen wünschen und gleichzeitig die Effizienz der digitalen Verarbeitung nutzen möchten.
2. X.Rechnung bzw. XML Datei
Die X.Rechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das insbesondere für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Diese Rechnung wird als XML-Datei erstellt und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung durch die Empfänger. Sie ist besonders geeignet für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten und die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen müssen.
3. Normale PDF Rechnung und X-Rechnung bzw. XML Datei
Diese Option beinhaltet den Versand einer herkömmlichen PDF-Rechnung zusammen mit einer X-Rechnung im XML-Format. Diese Kombination bietet den Vorteil, dass die Rechnung sowohl in einem für Menschen lesbaren Format (PDF) als auch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML) vorliegt. Dies ermöglicht eine flexible Handhabung und erleichtert die Überprüfung und Verarbeitung durch die Empfänger.
4. Normale PDF Rechnung
Die normale PDF-Rechnung ist ein statisches Dokument, das in einem gängigen Format erstellt wird und für den Versand per E-Mail geeignet ist. Diese Variante ist einfach zu handhaben und kann von den meisten Empfängern problemlos geöffnet und gelesen werden. Sie ist ideal für Unternehmen und Privatpersonen, die keine speziellen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung haben und eine unkomplizierte Lösung suchen. Wählen Sie die für Ihre Bedürfnisse passende Rechnungsart aus und folgen Sie den entsprechenden Schritten, um die E-Rechnung per E-Mail zu versenden. Achten Sie darauf, die Anforderungen Ihrer Empfänger zu berücksichtigen, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten.